Hotelsoftware im Hotel: Warum die IT-Infrastruktur über einen stabilen Betrieb entscheidet

Hotelsoftware gehört heute zu den geschäftskritischen Systemen eines Hotels. Reservierungen, Check-in und Check-out, Zimmerverwaltung, Abrechnung und zahlreiche Schnittstellen laufen häufig über ein zentrales Property-Management-System, kurz PMS.

Im Alltag steht meist die eigentliche Software im Mittelpunkt. Für einen zuverlässigen Betrieb ist jedoch mindestens genauso wichtig, auf welcher technischen Infrastruktur sie betrieben wird. Netzwerk, Server, Arbeitsplätze, Internetverbindung, Backup und angeschlossene Systeme müssen zuverlässig zusammenspielen.

Eine professionelle Hotel-IT besteht deshalb nicht nur aus der Auswahl einer passenden Hotelsoftware. Entscheidend ist das gesamte technische Umfeld, in dem diese Software verwendet wird.

Hotelsoftware ist längst mehr als ein Programm an der Rezeption

Moderne Hotelsoftware bildet häufig den Mittelpunkt zahlreicher Prozesse. Gleichzeitig ist sie mit immer mehr internen und externen Systemen verbunden.

Je nach Hotel können beispielsweise folgende Komponenten zusammenspielen:

• Property-Management-System (PMS)
• Online-Buchung und Booking Engine
• Channel Manager
• Kassensysteme und Gastronomielösungen
• Zahlungssysteme
• Schließ- und Zutrittssysteme
• Telefonanlagen
• Housekeeping-Systeme
• Buchhaltung und Warenwirtschaft
• E-Mail und Microsoft 365
• externe Buchungsplattformen und weitere Schnittstellen

Dadurch entsteht eine komplexe technische Umgebung. Wenn eine Funktion nicht mehr erreichbar ist, muss deshalb nicht zwangsläufig die Hotelsoftware selbst die Ursache sein.

Auch Netzwerkprobleme, DNS, eine Firewall-Regel, ein ausgefallener Server oder eine unterbrochene Verbindung zu einem externen Dienst können dazu führen, dass einzelne Funktionen nicht mehr verfügbar sind.

Cloud-Hotelsoftware oder lokaler Server?

Hotelsoftware kann heute auf unterschiedliche Arten betrieben werden. Während viele Hersteller auf cloudbasierte Systeme setzen, existieren weiterhin lokale oder hybride Installationen.

Welches Modell sinnvoll ist, hängt unter anderem von der eingesetzten Software, den betrieblichen Anforderungen und den vorhandenen Schnittstellen ab.

Cloudbasierte Hotelsoftware

Bei einer Cloud-Lösung befinden sich Anwendung und zentrale Daten in der Infrastruktur des jeweiligen Anbieters. Dadurch entfällt häufig ein eigener Applikationsserver für die Hotelsoftware.

Gleichzeitig steigt jedoch die Abhängigkeit von einer funktionierenden Internetverbindung. Kann die Rezeption den externen Dienst nicht erreichen, kann das unmittelbare Auswirkungen auf den Hotelbetrieb haben.

Eine stabile Internetanbindung, professionelle Firewall und zuverlässige Netzwerktechnik werden dadurch umso wichtiger.

Abhängig davon, wie kritisch die permanente Erreichbarkeit der Anwendung ist, kann auch eine zweite Internetanbindung Teil eines Ausfallkonzepts sein.

Lokal betriebene Hotelsoftware

Bei einer lokalen Installation befinden sich Anwendung, Datenbank oder weitere Komponenten auf einem Server direkt im Betrieb.

Dadurch besteht häufig eine geringere unmittelbare Abhängigkeit von der externen Internetverbindung. Dafür muss die lokale Infrastruktur entsprechend zuverlässig aufgebaut sein.

Dazu gehören insbesondere:

• geeignete Serverhardware
• Virtualisierung
• regelmäßige Wartung
• Überwachung der Systeme
• funktionierende Datensicherung
• geregelte Wiederherstellung im Fehlerfall

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Servertechnik für Unternehmen und Hotels.

Das Netzwerk verbindet die einzelnen Systeme

Hotelsoftware wird normalerweise nicht nur an einem einzelnen Computer verwendet. Rezeption, Verwaltung, Backoffice, Restaurant und weitere Bereiche können gleichzeitig auf zentrale Systeme zugreifen.

Das Netzwerk bildet damit eine der wichtigsten Grundlagen für einen stabilen Betrieb. Paketverluste, fehlerhafte Verkabelung, Probleme mit Switches oder falsch konfigurierte Netzwerkbereiche können sich direkt auf Anwendungen auswirken.

Gerade deshalb sollte die Netzwerkinfrastruktur eines Hotels strukturiert aufgebaut und dokumentiert werden.

Hotelsoftware und Gäste-WLAN gehören nicht in dasselbe Netzwerk

Eine besonders wichtige Rolle spielt die Trennung unterschiedlicher Netzwerkbereiche. Das WLAN der Gäste sollte keinen direkten Zugriff auf Hotelsoftware, Server, Kassensysteme oder interne Arbeitsplätze ermöglichen.

In einem Hotel können sich gleichzeitig zahlreiche private Smartphones, Tablets, Notebooks und andere Geräte im Gäste-WLAN befinden. Diese Geräte gehören aus Sicherheitsgründen in einen klar getrennten Netzwerkbereich.

Mit VLANs lassen sich unterschiedliche Systeme logisch voneinander trennen. So können beispielsweise eigene Bereiche für Gäste, Mitarbeiter, Server, Kassensysteme und technische Geräte eingerichtet werden.

Wie eine solche Trennung funktioniert, erklären wir ausführlicher im Beitrag VLANs und Netztrennung in Unternehmen.

Auch das Gäste-WLAN selbst sollte unabhängig von den internen Systemen professionell geplant werden. Mehr dazu finden Sie unter Hotel-WLAN richtig planen.

Schnittstellen machen Hotelsoftware besonders komplex

Die eigentliche Hotelsoftware ist häufig nur ein Teil einer langen Kommunikationskette. Reservierungen werden beispielsweise von einer externen Plattform übernommen, Zahlungen an andere Systeme übertragen oder Leistungen an ein Kassensystem übergeben.

Solange alle Komponenten funktionieren, bleiben diese Abhängigkeiten im Alltag weitgehend unsichtbar.

Bei einer Störung wird jedoch schnell deutlich, wie viele Systeme miteinander kommunizieren.

Eine strukturierte Fehlersuche kann deshalb beispielsweise folgende Bereiche umfassen:

• Arbeitsplatz und Betriebssystem
• lokale Netzwerkverbindung
• DNS-Auflösung
• Routing und Firewall
• Applikationsserver
• Datenbank
• lokale Dienste
• Internetverbindung
• externe Schnittstelle oder Gegenstelle

Ein Fehlerbild wie „die Hotelsoftware funktioniert nicht“ sagt daher zunächst wenig darüber aus, welche Komponente tatsächlich die Ursache ist.

Backup ist bei Hotelsoftware besonders wichtig

In einer Hotelsoftware können Reservierungen, Rechnungen, Gastdaten, Konfigurationen und weitere geschäftskritische Informationen gespeichert sein. Ein Datenverlust kann deshalb erhebliche Auswirkungen auf den laufenden Betrieb haben.

Bei lokal betriebenen Systemen sollte genau geklärt werden, welche Daten gesichert werden müssen. Je nach Architektur können dazu Datenbanken, Programmdateien, Konfigurationen oder komplette virtuelle Maschinen gehören.

Entscheidend ist dabei nicht nur, dass ein Backup vorhanden ist. Es muss im Ernstfall auch tatsächlich wiederhergestellt werden können.

Ein RAID im Server stellt dabei keinen Ersatz für eine Datensicherung dar. Warum diese beiden Technologien unterschiedliche Aufgaben erfüllen, erklären wir im Beitrag RAID ist kein Backup.

Mehr zu Backup-Konzepten und IT-Sicherheit finden Sie unter Sicherheit & Backup.

Auch bei Cloud-Hotelsoftware bleibt Backup ein Thema

Der Einsatz einer Cloud-Anwendung bedeutet nicht automatisch, dass jedes mögliche Verlust- oder Ausfallszenario vollständig abgedeckt ist.

Vor dem Einsatz einer Lösung sollte deshalb geklärt werden, welche Daten der Anbieter sichert, wie lange diese aufbewahrt werden und welche Möglichkeiten für Export, Wiederherstellung oder Datenübernahme bestehen.

Auch Konfigurationen, ergänzende Dokumente oder Daten aus anderen angebundenen Systemen können außerhalb der eigentlichen Hotelsoftware liegen und benötigen gegebenenfalls ein separates Sicherungskonzept.

Updates müssen kontrolliert durchgeführt werden

Geschäftskritische Systeme sollten nicht unkoordiniert verändert werden. Updates von Betriebssystemen, Datenbanken, Serverkomponenten oder der Hotelsoftware selbst können voneinander abhängig sein.

Vor größeren Änderungen sollte daher geklärt werden, welche Komponenten betroffen sind und wie im Fehlerfall auf den vorherigen Zustand zurückgekehrt werden kann.

Eine vorhandene und überprüfte Datensicherung ist dabei ebenso wichtig wie eine Dokumentation der bestehenden Umgebung.

Bei Hotels kommt zusätzlich der richtige Zeitpunkt hinzu. Wartungsarbeiten sollten möglichst in Zeitfenstern durchgeführt werden, in denen die Auswirkungen auf Rezeption und laufenden Gästebetrieb möglichst gering sind.

Eine Servermigration muss die Hotelsoftware berücksichtigen

Wird ein bestehender Server ersetzt, muss die Hotelsoftware bereits bei der Planung der Migration berücksichtigt werden.

Neben den eigentlichen Programmdaten können Datenbanken, Freigaben, Lizenzierungsmechanismen, Dienste und Schnittstellen vorhanden sein, die auf den bestehenden Server angewiesen sind.

Eine Servermigration besteht deshalb nicht einfach daraus, Daten von einem alten auf einen neuen Server zu kopieren.

Welche Punkte dabei berücksichtigt werden sollten, erklären wir im Beitrag Servermigration ohne unnötige Ausfallzeiten planen.

Die Arbeitsplätze an der Rezeption sind Teil des Gesamtsystems

Auch eine zuverlässig betriebene Hotelsoftware hilft wenig, wenn die dazugehörigen Arbeitsplätze instabil oder schlecht gewartet sind.

Gerade an der Rezeption treffen häufig besonders viele Komponenten aufeinander: Computer, mehrere Bildschirme, Drucker, Scanner, Kartenterminals, Telefonie und weitere Peripheriegeräte.

Standardisierte Arbeitsplatzkonfigurationen erleichtern Wartung und Fehlersuche und ermöglichen es, defekte Geräte bei Bedarf schneller zu ersetzen.

Microsoft 365 und Hotelsoftware erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Viele Hotels verwenden neben ihrer branchenspezifischen Software zusätzlich Microsoft 365 für E-Mail, Office-Anwendungen, Identitäten und Zusammenarbeit.

Hotelsoftware und Microsoft 365 erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben, sind aber Bestandteile derselben betrieblichen IT-Umgebung.

Während das PMS typische Hotelprozesse abbildet, wird Microsoft 365 beispielsweise für Kommunikation, Verwaltung und interne Zusammenarbeit eingesetzt.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Microsoft 365 & Cloud.

Dokumentation wird mit zunehmender Komplexität immer wichtiger

Je mehr Systeme miteinander verbunden sind, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Dokumentation.

Dazu können beispielsweise Server, virtuelle Maschinen, IP-Adressen, VLANs, Firewall-Regeln, Schnittstellen, Ansprechpartner und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Anwendungen gehören.

Eine gute Dokumentation hilft nicht nur bei einer Störung. Sie erleichtert auch Migrationen, Erweiterungen und die langfristige Wartung der Infrastruktur.

Hotelsoftware sollte als Teil der gesamten Hotel-IT betrachtet werden

Bei der Auswahl einer Hotelsoftware stehen Funktionen, Bedienbarkeit und die Anforderungen des jeweiligen Betriebs zurecht im Vordergrund.

Im täglichen Betrieb hängt die Zuverlässigkeit jedoch von wesentlich mehr ab. Server, Netzwerk, Internet, Firewall, Arbeitsplätze, Backup und Schnittstellen bilden gemeinsam die technische Grundlage für einen stabilen Betrieb.

Deshalb sollte Hotelsoftware nicht isoliert betrachtet werden. Besonders bei geschäftskritischen Systemen ist entscheidend, dass die gesamte Infrastruktur aufeinander abgestimmt ist.

EDV Tropper betreut IT-Infrastrukturen für Hotels ganzheitlich – von Server und Netzwerk über Gäste-WLAN und Backup bis zu Arbeitsplätzen und den technischen Voraussetzungen für branchenspezifische Hotelsoftware.

Für Hotels im Pinzgau haben wir die wichtigsten Bereiche zusätzlich im Beitrag IT-Infrastruktur für Hotels im Pinzgau zusammengefasst.