IT-Notfallplan für Unternehmen: Was bei Server-, Internet- oder Firewall-Ausfall zu tun ist

Ein Server fällt aus, die Firewall startet nicht mehr oder plötzlich besteht keine Internetverbindung mehr. Solange alle Systeme funktionieren, wirken solche Szenarien oft weit entfernt. Im Ernstfall entscheidet jedoch nicht nur die eingesetzte Technik, sondern vor allem die Vorbereitung darüber, wie schnell ein Unternehmen wieder arbeitsfähig ist.

Ein IT-Notfallplan definiert deshalb bereits vor einer Störung, welche Systeme besonders kritisch sind, welche Personen informiert werden müssen und in welcher Reihenfolge die IT-Infrastruktur wiederhergestellt werden soll.

Das Ziel besteht nicht darin, jedes denkbare Problem vorherzusagen. Entscheidend ist, im Ernstfall strukturiert reagieren zu können, anstatt unter Zeitdruck grundlegende Entscheidungen treffen zu müssen.

Was ist ein IT-Notfallplan?

Ein IT-Notfallplan beschreibt die organisatorischen und technischen Maßnahmen, die bei einem größeren Ausfall der IT-Infrastruktur durchgeführt werden sollen.

Dazu gehört beispielsweise, welche Systeme für den Betrieb unverzichtbar sind, wer Zugriff auf notwendige Zugangsdaten besitzt, welche Backups verfügbar sind und welche externen Ansprechpartner kontaktiert werden müssen.

Ein solcher Plan kann unter anderem folgende Szenarien berücksichtigen:

• Ausfall eines Servers oder Hypervisors
• defekte Serverhardware oder Storage-Systeme
• Ausfall der Firewall
• Unterbrechung der Internetverbindung
• Ausfall wichtiger Netzwerkkomponenten
• Probleme mit Microsoft 365 oder anderen Cloud-Diensten
• Beschädigung oder Verlust wichtiger Daten
• Ransomware oder andere Sicherheitsvorfälle
• Stromausfall oder Probleme mit der USV

Nicht jedes IT-System ist gleich kritisch

Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Erstellung eines IT-Notfallplans besteht darin, die vorhandenen Systeme nach ihrer Bedeutung für den laufenden Betrieb zu priorisieren.

Ein ausgefallener Drucker an einem einzelnen Arbeitsplatz ist beispielsweise anders zu bewerten als ein nicht erreichbarer Domain Controller, Applikationsserver oder eine ausgefallene Firewall.

Unternehmen sollten deshalb festlegen, welche Systeme den Betrieb unmittelbar beeinflussen.

Typische kritische Komponenten können sein:

• Firewall und Internetanbindung
• Server und Virtualisierung
• Active Directory und zentrale Benutzerverwaltung
• Applikations- und Datenbankserver
• Dateifreigaben
• ERP- oder Warenwirtschaftssysteme
• Backup-Infrastruktur
• Microsoft 365 und E-Mail
• Netzwerk-Switches und zentrale WLAN-Infrastruktur

Genau diese Priorisierung ist auch ein wesentlicher Bestandteil einer professionell betreuten IT-Infrastruktur. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Support & Wartung.

Die Wiederanlaufreihenfolge muss vorher feststehen

Bei einem größeren Ausfall ist häufig nicht nur ein einzelnes System betroffen. Mehrere Komponenten können voneinander abhängig sein.

Ein Applikationsserver kann beispielsweise erst wieder vollständig funktionieren, wenn Netzwerk, DNS und Active Directory bereits verfügbar sind.

Deshalb sollte ein IT-Notfallplan eine sinnvolle Wiederanlaufreihenfolge enthalten. Diese kann je nach Infrastruktur unterschiedlich aussehen.

Ein vereinfachtes Beispiel wäre:

1. Stromversorgung und grundlegende Infrastruktur prüfen
2. Firewall und Netzwerk wiederherstellen
3. Hypervisor und Storage prüfen
4. Domain Controller und DNS starten
5. Applikations- und Datenbankserver wiederherstellen
6. Dateifreigaben und weitere Dienste prüfen
7. Arbeitsplätze und Benutzerzugriffe testen

Die genaue Reihenfolge sollte zur jeweiligen Umgebung passen und dokumentiert sein.

Dokumentation wird im Ernstfall besonders wichtig

Viele IT-Umgebungen funktionieren jahrelang zuverlässig. Dadurch geraten technische Details im Alltag schnell in den Hintergrund.

Bei einer Störung kann fehlende Dokumentation jedoch wertvolle Zeit kosten.

Eine aktuelle IT-Dokumentation sollte deshalb unter anderem Informationen zu folgenden Bereichen enthalten:

• Server und virtuelle Maschinen
• IP-Adressen und Netzwerkbereiche
• VLANs
• Firewall-Konfiguration
• Backup-Ziele und Aufbewahrung
• Administratorzugänge
• Hersteller und Wartungsverträge
• Internetprovider und Anschlussdaten
• Softwarehersteller und Supportkontakte
• Abhängigkeiten zwischen Anwendungen

Gerade bei komplexeren Serverumgebungen und Netzwerken erleichtert eine saubere Dokumentation die Fehlersuche erheblich.

Administratorzugänge müssen auch im Notfall verfügbar sein

Ein technisch vollständiger Notfallplan hilft wenig, wenn im entscheidenden Moment wichtige Zugangsdaten fehlen.

Administratorzugänge sollten deshalb sicher dokumentiert und so aufbewahrt werden, dass berechtigte Personen auch dann darauf zugreifen können, wenn ein zentraler Server oder Cloud-Dienst nicht verfügbar ist.

Gleichzeitig dürfen solche Zugangsdaten nicht unkontrolliert verteilt oder ungeschützt gespeichert werden.

Besonders kritische Konten sollten klar dokumentiert und von normalen Benutzerkonten getrennt werden.

Ein Backup ist nur dann hilfreich, wenn es wiederhergestellt werden kann

Backups gehören zu den wichtigsten Bestandteilen eines IT-Notfallplans. Trotzdem reicht es nicht aus, lediglich zu wissen, dass irgendwo eine Sicherung vorhanden ist.

Im Notfall müssen mehrere Fragen beantwortet werden können:

• Welche Systeme werden gesichert?
• Wie aktuell ist das letzte verwendbare Backup?
• Wo befinden sich die Sicherungen?
• Sind sie vom produktiven System ausreichend getrennt?
• Wie lange dauert eine Wiederherstellung?
• Wurde der Restore bereits getestet?

Besonders bei virtualisierten Serverumgebungen sollte bekannt sein, wie einzelne virtuelle Maschinen oder komplette Systeme wiederhergestellt werden können.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Sicherheit & Backup sowie im Beitrag RAID ist kein Backup.

Restore-Tests gehören zur Notfallvorsorge

Ein Backup kann technisch erfolgreich abgeschlossen worden sein und trotzdem im Ernstfall unbrauchbar sein.

Deshalb sollten wichtige Sicherungen regelmäßig überprüft und Wiederherstellungen zumindest stichprobenartig getestet werden.

Dadurch lässt sich feststellen, ob die gesicherten Daten tatsächlich vollständig sind und ob die geplante Wiederherstellung in der Praxis funktioniert.

Gleichzeitig erhält das Unternehmen eine realistischere Einschätzung darüber, wie lange ein Wiederanlauf dauern würde.

Was passiert bei einem Ausfall der Internetverbindung?

Immer mehr Anwendungen sind heute unmittelbar von einer funktionierenden Internetverbindung abhängig.

Dazu gehören beispielsweise Microsoft 365, cloudbasierte ERP-Systeme, Zahlungsdienste, VoIP-Telefonie und externe Fachanwendungen.

Ein Ausfall des Internetanschlusses kann dadurch große Teile eines Unternehmens beeinträchtigen, obwohl Server und Arbeitsplätze technisch weiterhin funktionieren.

Bei besonders kritischen Standorten kann deshalb eine zweite Internetanbindung oder ein alternativer Zugangsweg sinnvoll sein.

Wichtig ist dabei, dass ein solcher Fallback nicht nur vorhanden, sondern auch technisch vorbereitet und regelmäßig getestet wird.

Die Firewall ist ein kritischer Single Point of Failure

Die Firewall verbindet das interne Unternehmensnetz häufig mit dem Internet und übernimmt gleichzeitig wichtige Aufgaben für Routing, VPN und Netzwerksicherheit.

Fällt sie vollständig aus, können dadurch sowohl der Internetzugang als auch Standortverbindungen oder externe Zugriffe betroffen sein.

Ein Notfallkonzept sollte daher berücksichtigen, wie bei einem Hardwaredefekt oder einer fehlerhaften Konfiguration reagiert werden kann.

Dazu gehören beispielsweise aktuelle Konfigurationssicherungen, dokumentierte Zugangsdaten und ein klarer Ablauf für Austausch oder Wiederherstellung.

Auch Switches und Netzwerkkomponenten können den Betrieb stoppen

Nicht nur Server sind geschäftskritisch. Ein defekter zentraler Switch kann dazu führen, dass ganze Gebäudebereiche oder mehrere Systeme gleichzeitig nicht mehr erreichbar sind.

Bei der Planung einer professionellen Netzwerkinfrastruktur sollten deshalb auch mögliche Ausfallpunkte betrachtet werden.

Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, Ersatzkomponenten vorzuhalten oder zumindest bereits im Vorfeld zu wissen, welche Hardware kurzfristig beschafft und eingesetzt werden kann.

Ersatzhardware kann Ausfallzeiten deutlich verkürzen

Bei kritischen Komponenten stellt sich nicht nur die Frage, ob sie ausfallen können, sondern auch, wie schnell Ersatz verfügbar ist.

Ein spezielles Netzteil, eine Firewall oder ein bestimmter Switch ist möglicherweise nicht innerhalb weniger Stunden verfügbar.

Für besonders wichtige Komponenten kann deshalb eine kleine Menge sinnvoll ausgewählter Ersatzhardware wirtschaftlicher sein als ein mehrtägiger Betriebsausfall.

Welche Komponenten tatsächlich vorgehalten werden sollten, hängt von der jeweiligen Infrastruktur und den möglichen Auswirkungen eines Ausfalls ab.

Microsoft 365 verändert die Notfallplanung, ersetzt sie aber nicht

Cloud-Dienste wie Microsoft 365 reduzieren einige Abhängigkeiten von lokalen Servern, führen gleichzeitig aber neue Abhängigkeiten von Internetverbindung, Identitäten und externen Diensten ein.

Ein Unternehmen sollte deshalb auch festlegen, wie bei Problemen mit Benutzerkonten, MFA, Microsoft Entra ID oder der Internetverbindung vorgegangen wird.

Besonders administrative Konten verdienen dabei zusätzliche Aufmerksamkeit.

Mehr zu einer sicheren Microsoft-365-Umgebung finden Sie unter Microsoft 365 & Cloud und im Beitrag Microsoft 365 mit MFA und Passkeys absichern.

Ein Notfallplan braucht klare Ansprechpartner

Bei einer größeren Störung sollte nicht erst geklärt werden müssen, wer Entscheidungen trifft oder welcher Dienstleister kontaktiert werden muss.

Der Notfallplan sollte deshalb klare Ansprechpartner enthalten.

Dazu können gehören:

• interne Geschäftsführung oder IT-Verantwortliche
• externer IT-Dienstleister
• Internetprovider
• Softwarehersteller
• Hardware- oder Wartungspartner
• Versicherung oder Cyberversicherung
• weitere für den Betrieb wichtige Dienstleister

Ebenso wichtig ist zu definieren, wer im Ernstfall technische und organisatorische Entscheidungen treffen darf.

Auch die Kommunikation während eines Ausfalls sollte geplant werden

Bei einer größeren IT-Störung entstehen häufig nicht nur technische Probleme. Mitarbeiter möchten wissen, was funktioniert, welche Systeme nicht verwendet werden dürfen und wann wieder mit einem normalen Betrieb gerechnet werden kann.

Deshalb sollte auch ein alternativer Kommunikationsweg vorhanden sein, falls beispielsweise E-Mail oder Telefonie von der Störung betroffen sind.

Eine klare interne Kommunikation verhindert unnötige Fehlermeldungen und reduziert das Risiko, dass Mitarbeiter während eines Sicherheitsvorfalls unbeabsichtigt weitere Probleme verursachen.

Ein IT-Notfallplan sollte regelmäßig getestet werden

Ein Dokument, das einmal erstellt und anschließend jahrelang nicht mehr aktualisiert wird, verliert schnell seinen Wert.

Server werden ersetzt, Ansprechpartner ändern sich, neue Anwendungen kommen hinzu und Netzwerke werden erweitert.

Deshalb sollte der IT-Notfallplan regelmäßig überprüft und an Veränderungen der Infrastruktur angepasst werden.

Auch einzelne Szenarien können gezielt getestet werden. Beispielsweise lässt sich prüfen, ob ein Backup wiederhergestellt werden kann, eine Ersatz-Internetverbindung funktioniert oder aktuelle Firewall-Konfigurationen verfügbar sind.

Managed Infrastructure reduziert das Risiko ungeplanter Ausfälle

Ein IT-Notfallplan beschreibt, was nach einem größeren Problem geschehen soll. Mindestens genauso wichtig ist jedoch, mögliche Ausfälle bereits vorher zu erkennen.

Durch regelmäßige Wartung, Monitoring und Kontrolle kritischer Systeme können viele Probleme erkannt werden, bevor daraus ein vollständiger Ausfall entsteht.

Genau darauf konzentriert sich das Konzept der Managed Infrastructure: Kritische Server-, Netzwerk-, Firewall- und Backup-Systeme werden laufend betreut, ohne daraus zwangsläufig eine vollständige Support-Flatrate für jeden Arbeitsplatz zu machen.

Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Managed Infrastructure statt IT-Flatrate.

Ein guter IT-Notfallplan muss nicht kompliziert sein

Gerade kleinere und mittlere Unternehmen benötigen nicht zwangsläufig hunderte Seiten Notfalldokumentation.

Viel wichtiger ist, dass die entscheidenden Informationen aktuell, verständlich und im Ernstfall verfügbar sind.

Ein praktikabler IT-Notfallplan beantwortet zumindest folgende Fragen:

• Welche Systeme sind für unseren Betrieb kritisch?
• Welche Systeme müssen zuerst wieder funktionieren?
• Wer ist intern und extern verantwortlich?
• Wo befinden sich notwendige Zugangsdaten und Dokumentationen?
• Welche Backups sind vorhanden?
• Wie werden diese Daten wiederhergestellt?
• Welche Ersatzlösungen gibt es für kritische Komponenten?
• Wie kommunizieren wir während eines größeren Ausfalls?

Vorbereitung entscheidet darüber, wie aus einem Ausfall ein Notfall wird

Technische Defekte und Störungen lassen sich niemals vollständig ausschließen. Ein vorbereitetes Unternehmen kann jedoch erheblich besser damit umgehen.

Wer kritische Systeme kennt, aktuelle Backups besitzt, seine Infrastruktur dokumentiert und klare Zuständigkeiten definiert hat, muss im Ernstfall nicht bei null beginnen.

EDV Tropper unterstützt Unternehmen beim Aufbau, der Wartung und der Absicherung kritischer IT-Infrastrukturen – von Servertechnik und Netzwerken bis zu Backup und IT-Sicherheit sowie laufender IT-Betreuung.