Microsoft 365 Backup: Warum Papierkorb und Versionierung nicht reichen

Microsoft 365 hat die IT vieler Unternehmen grundlegend verändert. E-Mails liegen in Exchange Online, Dokumente in OneDrive und SharePoint, Mitarbeiter arbeiten gemeinsam über Teams und Daten sind von unterschiedlichsten Geräten erreichbar.

Gleichzeitig entsteht dadurch schnell eine gefährliche Annahme: „Die Daten liegen bei Microsoft – also sind sie automatisch vollständig gesichert.“

Microsoft stellt umfangreiche Mechanismen für Verfügbarkeit, Versionierung, Aufbewahrung und Wiederherstellung bereit. Diese Funktionen sind wichtig und können in vielen Situationen Daten retten.

Sie ersetzen jedoch nicht automatisch ein Backup-Konzept, das vorher festlegt, welche Daten wie lange aufbewahrt werden, wie weit man zu einem älteren Zustand zurückkehren kann und wie schnell ein Unternehmen seine Daten nach einem größeren Vorfall tatsächlich wiederherstellen kann.

Microsoft 365 schützt Daten bereits auf mehreren Ebenen

Zunächst ist wichtig: Microsoft 365 speichert Daten nicht einfach ungeschützt auf einem einzelnen Server.

Die Cloud-Plattform ist auf hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit ausgelegt. Zusätzlich besitzen die verschiedenen Microsoft-365-Dienste Funktionen, mit denen Benutzer oder Administratoren gelöschte und veränderte Inhalte teilweise wiederherstellen können.

Dazu gehören beispielsweise:

• Papierkörbe für gelöschte Dateien und Elemente,
• Versionierung von Dokumenten,
• wiederherstellbare Elemente in Exchange Online,
• Retention Policies und Retention Labels,
• Wiederherstellungsfunktionen für OneDrive und SharePoint,
• Aufbewahrungsmöglichkeiten über Microsoft Purview.

Diese Mechanismen sind wertvoll. Sie verfolgen allerdings teilweise andere Ziele als ein klassisches Backup.

Verfügbarkeit ist nicht dasselbe wie Backup

Ein zentraler Unterschied besteht zwischen der Verfügbarkeit eines Dienstes und der Wiederherstellung eigener Unternehmensdaten.

Microsoft sorgt dafür, dass Exchange Online, SharePoint oder OneDrive möglichst zuverlässig verfügbar bleiben.

Wenn jedoch ein Benutzer eine Datei löscht, Daten überschreibt, ein Konto kompromittiert wird oder eine falsche administrative Änderung durchgeführt wird, handelt es sich um ein anderes Problem.

Technisch kann der Microsoft-Dienst dabei vollständig funktionieren – nur die gewünschten Daten befinden sich nicht mehr im benötigten Zustand.

Genau an dieser Stelle wird aus dem Thema Hochverfügbarkeit ein Thema der Datenwiederherstellung.

Der Papierkorb ist hilfreich – aber kein langfristiges Archiv

SharePoint und OneDrive besitzen Papierkorbmechanismen, mit denen gelöschte Dateien für einen gewissen Zeitraum wiederhergestellt werden können.

In SharePoint Online werden gelöschte Elemente grundsätzlich bis zu 93 Tage ab dem ursprünglichen Löschzeitpunkt in den Papierkorbstrukturen aufbewahrt.

Das ist für einen klassischen Benutzerfehler oft vollkommen ausreichend: Eine Datei wurde gestern gelöscht, der Fehler wird heute bemerkt und das Dokument kann wiederhergestellt werden.

Schwieriger wird es, wenn ein Fehler erst wesentlich später entdeckt wird oder Daten bereits endgültig aus den vorhandenen Wiederherstellungsmechanismen verschwunden sind.

Ein Papierkorb ist deshalb eine hervorragende Komfort- und Wiederherstellungsfunktion – aber er sollte nicht mit einer beliebig langfristigen Datensicherung verwechselt werden.

Auch Exchange Online hat Wiederherstellungsgrenzen

Bei E-Mails existieren ebenfalls mehrere Ebenen für gelöschte Nachrichten.

Selbst Elemente, die ein Benutzer bereits dauerhaft gelöscht hat, können in Exchange Online noch für einen definierten Zeitraum im Bereich der wiederherstellbaren Elemente vorhanden sein.

Standardmäßig beträgt dieser Zeitraum bei Exchange Online für dauerhaft gelöschte Elemente 14 Tage und kann administrativ auf bis zu 30 Tage angepasst werden.

Das ist sehr nützlich, wenn ein Benutzer kurzfristig eine versehentlich gelöschte Nachricht benötigt.

Eine andere Frage lautet jedoch:

Was passiert, wenn ein Unternehmen eine bestimmte Mailbox oder einen definierten Datenstand von vor mehreren Monaten wiederherstellen muss? 

Genau solche Anforderungen sollten nicht erst nach einem Datenverlust diskutiert werden.

Versionierung schützt vor vielen Benutzerfehlern

OneDrive und SharePoint können ältere Versionen von Dokumenten speichern. Dadurch lässt sich beispielsweise eine Excel-Datei auf einen früheren Bearbeitungsstand zurücksetzen.

Das ist besonders hilfreich bei versehentlichem Überschreiben, unerwünschten Änderungen oder bestimmten Arten von Beschädigungen.

Versionierung ist deshalb ein wichtiger Teil der Schutzmechanismen innerhalb von Microsoft 365.

Trotzdem beantwortet auch sie nicht automatisch alle Fragen eines Backups:

• Wie lange müssen Versionen verfügbar bleiben?
• Welche Daten benötigen längere Aufbewahrungszeiten?
• Was passiert bei größeren Massenänderungen?
• Wie werden komplette Benutzer oder Datenbereiche wiederhergestellt?
• Wie schnell muss eine Wiederherstellung möglich sein?

Eine technische Funktion wird erst dann Teil einer Backup-Strategie, wenn klar definiert ist, welches Risiko sie abdecken soll.

Retention ist ebenfalls nicht dasselbe wie Backup

Microsoft Purview bietet umfangreiche Möglichkeiten, Informationen über definierte Zeiträume aufzubewahren.

Unternehmen können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Inhalte für mehrere Jahre erhalten bleiben müssen.

Wird ein Inhalt verändert oder gelöscht, können Aufbewahrungsrichtlinien dafür sorgen, dass eine geschützte Kopie erhalten bleibt.

Das ist insbesondere für Compliance, rechtliche Aufbewahrungspflichten, eDiscovery und Informationsmanagement interessant.

Der Zweck einer Retention Policy unterscheidet sich trotzdem von einem klassischen Backup.

Retention beantwortet primär die Frage:

„Welche Informationen müssen wir wie lange aufbewahren?“

Backup beantwortet stärker:

„Wie bekommen wir unsere Daten und Systeme nach einem Fehler möglichst zuverlässig wieder in einen nutzbaren Zustand?“ 

In einer guten Microsoft-365-Strategie können beide Ansätze sinnvoll zusammenspielen.

Was passiert bei einem kompromittierten Benutzerkonto?

Ein besonders wichtiger Anwendungsfall ist ein kompromittiertes Konto.

Erhält ein Angreifer Zugriff auf die Zugangsdaten eines Benutzers, kann er abhängig von den vorhandenen Berechtigungen auf E-Mails, OneDrive-Dateien, SharePoint-Inhalte und weitere Unternehmensdaten zugreifen.

Im schlimmsten Fall werden Daten gelöscht, verändert oder verschlüsselt.

Schutzmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Conditional Access, sichere Administratorenkonten und sinnvolle Berechtigungskonzepte sollen verhindern, dass es überhaupt so weit kommt.

Eine Backup-Strategie beschäftigt sich zusätzlich mit der Frage:

Was tun wir, wenn die Prävention trotzdem einmal versagt?

Synchronisation kann Fehler ebenfalls synchronisieren

OneDrive wird häufig als zusätzliche Sicherheit wahrgenommen, weil sich Dateien sowohl auf einem Computer als auch in der Cloud befinden.

Das ist praktisch, darf aber nicht mit einem unabhängigen Backup verwechselt werden.

Synchronisation bedeutet gerade, dass Änderungen zwischen verschiedenen Speicherorten abgeglichen werden.

Wird eine Datei absichtlich oder versehentlich gelöscht, kann genau diese Löschung ebenfalls synchronisiert werden.

Dasselbe gilt für Änderungen an Dateien.

Eine synchronisierte Kopie besitzt deshalb eine andere Aufgabe als ein System, das bewusst ältere und voneinander unabhängige Wiederherstellungspunkte aufbewahrt.

Ein Backup sollte einen anderen Fehlerbereich besitzen

Je stärker Backup und Produktivsystem voneinander getrennt sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein einzelner Vorfall gleichzeitig beide Systeme betrifft.

Das betrifft nicht nur den Speicherort.

Relevant sind beispielsweise auch:

• separate administrative Berechtigungen,
• eigenständige Backup-Rollen und Zugangsdaten,
• definierte Aufbewahrungszeiträume,
• mehrere Wiederherstellungspunkte,
• Schutz vor unbeabsichtigtem Löschen,
• Monitoring des Backup-Status,
• regelmäßige Restore-Tests.

Das Ziel lautet: Ein Fehler im produktiven Microsoft-365-Tenant sollte nicht automatisch auch sämtliche Wiederherstellungsmöglichkeiten zerstören.

Was muss bei Microsoft 365 überhaupt gesichert werden?

„Microsoft 365 Backup“ klingt zunächst wie ein einzelnes Thema. Tatsächlich besteht Microsoft 365 aber aus mehreren unterschiedlichen Diensten.

Je nach Unternehmen können beispielsweise relevant sein:

• Exchange-Online-Postfächer,
• freigegebene Postfächer,
• OneDrive-Daten der Benutzer,
• SharePoint-Dokumentbibliotheken,
• Teams-bezogene Dateien und Inhalte,
• Microsoft-365-Gruppen,
• bestimmte Konfigurations- und Unternehmensdaten.

Nicht jedes Unternehmen benötigt für jeden Bereich dieselbe Aufbewahrungsdauer oder denselben Wiederherstellungsumfang.

Deshalb sollte zunächst geklärt werden, welche Daten für den Geschäftsbetrieb tatsächlich kritisch sind.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Gerade beim Offboarding entstehen häufig Probleme, wenn Unternehmen keine klare Microsoft-365-Strategie besitzen.

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, sein Benutzerkonto wird deaktiviert oder gelöscht und Monate später stellt jemand fest, dass bestimmte Projektdateien ausschließlich in dessen OneDrive lagen.

Microsoft besitzt dafür Aufbewahrungsmechanismen, deren Verhalten administrativ konfiguriert werden kann.

Trotzdem sollte ein Unternehmen nicht davon abhängig sein, dass wichtige Daten erst nachträglich aus dem persönlichen Speicher eines ehemaligen Mitarbeiters zusammengesucht werden müssen.

Ein ordentliches Offboarding sollte deshalb unter anderem klären:

• Welche Daten gehören dem Unternehmen?
• Welche OneDrive-Inhalte müssen übernommen werden?
• Wer erhält Zugriff auf relevante Projektdateien?
• Was passiert mit E-Mails?
• Welche Aufbewahrungsregeln gelten?
• Wann darf das Benutzerkonto endgültig entfernt werden?

Backup ohne Restore-Test ist nur eine Hoffnung

Dieser Grundsatz gilt bei Microsoft 365 genauso wie bei lokalen Servern:

Entscheidend ist nicht, ob irgendwo „Backup erfolgreich“ steht, sondern ob benötigte Daten tatsächlich wiederhergestellt werden können. 

Unternehmen sollten deshalb nicht erst bei einem Ernstfall ausprobieren, wie die Wiederherstellung funktioniert.

Je nach eingesetzter Lösung sollte regelmäßig getestet werden, ob beispielsweise einzelne E-Mails, Dateien, Ordner oder komplette Benutzerbestände wiederhergestellt werden können.

Gleichzeitig zeigt ein Restore-Test, wie lange eine Wiederherstellung tatsächlich dauert.

RPO und RTO gelten auch für Cloud-Daten

Nur weil Daten in der Cloud liegen, verschwinden klassische Anforderungen an Datensicherung nicht.

Recovery Point Objective – RPO

Das RPO beschreibt, wie viel Datenverlust im schlimmsten Fall akzeptiert werden kann.

Darf ein Unternehmen maximal einen Arbeitstag verlieren? Eine Stunde? Einige Minuten?

Diese Frage beeinflusst die notwendige Sicherungshäufigkeit und die eingesetzte Backup-Lösung.

Recovery Time Objective – RTO

Das RTO beschreibt, wie lange die Wiederherstellung dauern darf.

Ein Archivpostfach, auf das im Notfall erst morgen wieder zugegriffen werden kann, hat andere Anforderungen als zentrale Projektdaten, die für den laufenden Betrieb benötigt werden.

Eine sinnvolle Backup-Strategie richtet sich deshalb nicht nur nach der vorhandenen Technik, sondern nach den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens.

Microsoft bietet inzwischen selbst Microsoft 365 Backup an

Microsoft bietet mittlerweile mit Microsoft 365 Backup auch eine dedizierte Backup-Lösung für bestimmte Microsoft-365-Workloads an.

Zusätzlich existieren Backup-Produkte verschiedener Hersteller, mit denen Microsoft-365-Daten unabhängig gesichert werden können.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, ob ausschließlich Microsoft oder ein externer Hersteller verwendet wird.

Entscheidend ist vielmehr:

Erfüllt die gewählte Lösung die Anforderungen an Aufbewahrung, Wiederherstellung, Sicherheit und Wiederherstellungszeit? 

Wann reicht die Microsoft-365-Standardfunktionalität?

Nicht jedes Unternehmen benötigt automatisch eine komplexe zusätzliche Backup-Infrastruktur.

Für bestimmte Daten und Anforderungen können die integrierten Wiederherstellungs- und Retention-Funktionen vollkommen ausreichend sein.

Das sollte aber eine bewusste Entscheidung sein.

Problematisch ist weniger:

„Wir verwenden die integrierten Microsoft-Funktionen.“

Problematisch ist:

„Wir haben nie geprüft, was tatsächlich wiederhergestellt werden kann, aber irgendwer wird schon ein Backup haben.“ 

So betrachten wir Microsoft-365-Datensicherung

Bei der Planung interessieren uns deshalb zuerst die Anforderungen und nicht der Produktname einer Backup-Software.

Wir betrachten unter anderem:

• welche Microsoft-365-Dienste verwendet werden,
• wo geschäftskritische Daten liegen,
• welche Retention Policies bereits vorhanden sind,
• welche Wiederherstellungspunkte benötigt werden,
• wie lange Daten aufbewahrt werden sollen,
• welche Benutzer und Administratoren Zugriff besitzen,
• welche gesetzlichen oder betrieblichen Anforderungen existieren,
• wie schnell Daten wiederhergestellt werden müssen,
• wie ein Restore regelmäßig überprüft werden kann.

Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, ob die vorhandenen Microsoft-365-Mechanismen ausreichen oder eine zusätzliche Backup-Lösung notwendig ist.

Fazit: Cloud ersetzt keine Backup-Strategie

Microsoft 365 bietet eine sehr robuste Plattform und zahlreiche Möglichkeiten zur Wiederherstellung und Aufbewahrung von Daten.

Papierkorb, Versionierung, Retention und Hochverfügbarkeit lösen jedoch unterschiedliche Probleme.

Unternehmen sollten deshalb genau wissen, welche Daten sie nach welchem Zeitraum noch wiederherstellen können und welche Wiederherstellungszeit im Ernstfall realistisch ist.

Die richtige Frage lautet nicht:

„Macht Microsoft ein Backup?“

Sondern:

„Können wir unsere geschäftskritischen Microsoft-365-Daten nach einem konkreten Schadensfall in der benötigten Version und innerhalb der benötigten Zeit wiederherstellen?“ 

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365 & Cloud sowie IT-Sicherheit & Backup. Bei Fragen zu Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung können Sie uns auch direkt über die Kontaktseite erreichen.